PRINCE2

PRINCE2 — это подход к управлению проектами, основанный на организации и контроле над всем проектом от начала и до конца. Это означает тщательное планирование проекта перед стартом, четкую организацию всех стадий процесса и тщательное устранение всех недоработок до того, как проект будет завершен.

Вы можете спросить, что означает цифра 2. Изначально методология PRINCE была разработана в конце 1980-х гг. правительством Великобритании для управления ИТ-проектами. В 1996 году группа специалистов по управлению проектами и экспертов из 150 частных и государственных организаций пересмотрели и обновили этого подход, чтобы его можно было применять в различных отраслях. Так появилась обновленная и улучшенная методология PRINCE2.

У проекта должно быть экономическое обоснование. Для каждого проекта должны быть определены точные потребности, целевые клиенты, реальные преимущества и выполнена тщательная оценка затрат.

Проектные группы должны извлекать полезный опыт на каждой стадии. На каждом этапе процесса PRINCE2 должны извлекаться уроки и делаться записи, которые будут использованы для улучшения работы в будущем.

Роли и обязанности должны быть четко определены. Каждый должен досконально знать свои обязанности и обязанности остальных участников команды.

Работа планируется по стадиям. Проекты PRINCE2 разбиваются на отдельные рабочие этапы. Периодически проводятся проверки с целью определить, какие были сделаны выводы на предыдущих этапах и соответствует ли требованиям текущий проект.

Совет проекта осуществляет «управление по исключениям». Поскольку участниками совета обычно становятся руководители высшего звена, у которых нет времени на управление повседневной рутиной, они разрабатывают базовые требования к временным и финансовым затратам, уровню риска и объему проекта, а затем делегируют обязанности по ежедневному надзору менеджеру проекта. Менеджер проекта обязан исправить ситуацию в случае превышения сроков или сметы. Но если возникает проблема, приводящая к нарушению утвержденных требований, она считается исключением, и совет проекта находит наилучший способ ее разрешения.

Качество — в центре внимания. Продукт проекта постоянно проверяется на соответствие требованиям с использованием реестра качества.

Подход адаптируется к каждому конкретному проекту. Методология PRINCE2 должна корректироваться в соответствии с потребностями каждого проекта, объемы работ по планированию и надзору должны изменяться в зависимости от размера проекта, числа привлеченных сотрудников и т. п.

Организационная структура PRINCE2 включает в себя три важнейшие роли: совет проекта, менеджер проекта и проектная группа. Но есть и множество вспомогательных ролей, задача которых — помочь в соблюдении требований и стандартов, а также в налаживании беспроблемной работы.

• Заказчик — это человек, оплачивающий выполнение проекта.
• Пользователь — это или человек, который станет использовать продукт проекта, или человек, на которого повлияют результаты проекта. (В некоторых проектах заказчик и пользователь может быть одним и тем же лицом.)
• Поставщик — специалист в предметной области, который предлагает свои знания, необходимые для проектирования или создания конечного результата проекта.
• Менеджер проекта отвечает за организацию, планирование и контроль работ по проекту. Он отбирает людей для выполнения задач по проекту и руководит ими, а они отвечают за то, чтобы работа была выполнена качественно и вовремя.
• Проектная группа и ее руководитель выполняют задачи по проекту. Руководители групп наблюдают за детальными аспектами повседневной работы и отчитываются перед менеджером проекта.
• Администратор огранизует совещания, держит всех участников в курсе дел, следит за документацией и т. д. При работе над небольшими проектами менеджеры проектов часто берут эти обязанности на себя, но если несколько проектов выполняются одновременно, или если проект слишком масштабный и сложный, обычно организуется служба административной поддержки, которая занимается выполнением этих обязанностей.

Совет проекта, выполняющий одну из трех основных ролей, обычно состоит из нескольких человек: заказчика (обычно это руководитель высшего звена), конечного пользователя (или представителя) и поставщика. Совет проверяет надежность проекта с трех разных точек зрения:

• Заказчик обеспечивает финансовую рентабельность проекта обычно с помощью анализа затрат и результативности.
• Пользователь гарантирует, что потребности пользователей удовлетворены.
• Поставщик убеждается в том, что проект предлагает реальное, практическое решение.

При работе над некоторыми проектами проверка по методологии PRINCE2 выполняется непредвзятой третьей стороной.

Процесс PRINCE2 разбивается на семь фаз:

1. Начало проекта

• Кто-то отправляет запрос на создание нового проекта, называемый мандатом на проект. Мандат на проект очень краток и описывает только, в чем заключается необходимость проекта и какие цели должны быть достигнуты в идеале.
• Кто-то оценивает каждый мандат на проект, чтобы убедиться, что компания способна его выполнить.
• После утверждения инициатор проекта отправляет более детальное описание проекта, охватывающее действия, ресурсы, персонал и т. д., необходимые для выполнения проекта.

2. Управление проектом

• Совет проекта проверяет и оценивает описание проекта, опираясь на экономическое обоснование и жизнеспособность, для проведения очередного раунда утверждения.
• Совет проекта решает, что необходимо сделать, чтобы организовать и выполнить каждый утвержденный проект, и как будет осуществляться делегирование обязанностей менеджеру проекта.

3. Инициация проекта

• Менеджер проекта создает документацию по инициации проекта, которая включает в себя полный план проекта и исходные планы для шести целевых показателей эффективности: времени, стоимости, качества, объема, риска и преимуществ.
• Документация по инициации передается на утверждение совету проекта. Как только участники совета одобрят план проекта, они вновь поставят резолюцию «Утверждено», и работа начнется.

4. Контроль стадий

• Менеджер проекта разбивает проект на более мелкие «пакеты работ» и передает их на выполнение руководителям команд и исполнителям.
• Менеджер проекта следит за ходом выполнения пакетов работ на каждой стадии и вмешивается при необходимости, чтобы помочь в преодолении препятствий или исправлении ошибок.
• Руководители команд координируют повседневную работу и выступают в качестве связующего звена между менеджером проектов и участниками команд, прилагая усилия к тому, чтобы все шло по плану.

5. Управление производством продукта

• Менеджер проекта проверяет ход выполнения по краткому описанию проекта и следит за тем, чтобы продукт проекта соответствовал ожидаемому уровня качества PRINCE2.
• Совет проекта оценивает выполненные пакеты работ и или утверждает их, или запрашивает проверку/изменение.

6. Контроль границ стадий

• Менеджер проекта и совет проекта проверяют каждую стадию, чтобы убедиться, что проект выполняется в соответствии с планом и соответствует требованиям.
• В ходе каждой проверки совет проекта решает, можно ли переходить к следующей стадии или нужно отказаться от выполнения проекта.
• Менеджер проектов проводит «разборы полетов» с проектной группой, чтобы записать весь полученный опыт и улучшить работу на следующей стадии.

7. Завершение проекта

• Когда работы по проекту выполнены, менеджер проектов завершает все, что было недоделано, включая документацию по PRINCE2, результаты и отчетность.