Оффбординг

Общее #

Оффбординг (offboarding) — это процесс выхода сотрудника из компании, который охватывает все аспекты завершения его работы, включая передачу обязанностей, возврат оборудования и завершение формальных процедур. В отличие от онбординга, который ориентирован на интеграцию нового сотрудника в компанию, оффбординг направлен на плавный и упорядоченный процесс ухода, как для компании, так и для сотрудника. Эффективный оффбординг важен для поддержания корпоративной культуры, сохранения деловой информации и минимизации юридических и операционных рисков.

Основные элементы оффбординга:

1. Обсуждение и оформление ухода:

   • Уведомление об уходе: Сотрудник сообщает о своем решении покинуть компанию, и менеджер или HR начинают планирование процесса оффбординга.
   • Оформление документов: Подписание соглашений о неразглашении, подготовка финальной зарплаты и отпускных выплат.

2. Передача знаний и дел:

   • Документация: Сотрудник должен передать всю важную документацию и информацию по проектам своим коллегам или новому ответственному лицу.
   • Обучение и передача дел: Важно, чтобы сотрудник обучил своего преемника или команду текущим проектам и процессам, за которые он отвечал.

3. Возврат корпоративного имущества:

   • Инвентаризация: Проверка и возврат оборудования, такого как ноутбуки, мобильные устройства, ключи и пропуска.
   • Доступы: Отключение доступа к корпоративным системам, учетным записям, электронной почте и VPN.

4. Выходное интервью:

   • Проведение интервью с целью выяснения причин ухода сотрудника и получения обратной связи о работе в компании. Это помогает выявить возможные проблемы в организации и улучшить процессы в будущем.

5. Социальные и эмоциональные аспекты:

   • Уведомление команды: Уведомление команды и коллег об уходе сотрудника, а также организация прощальных встреч, если это уместно.
   • Поддержка: В некоторых случаях компания может предложить поддержку в поиске новой работы или рекомендацию.

6. Юридические и финансовые аспекты:

   • Финальные выплаты: Оформление всех причитающихся выплат, таких как заработная плата, бонусы и компенсации за неиспользованный отпуск.
   • Соглашение о неразглашении: Обеспечение подписания документа о конфиденциальности и других юридических документов.

Важность оффбординга:

1. Поддержание репутации компании: Эффективный оффбординг помогает сохранить положительные отношения с уходящим сотрудником, что важно для бренда работодателя и предотвращения негативных отзывов.

2. Защита данных: Правильный оффбординг снижает риски утечки конфиденциальной информации и корпоративных данных.

3. Преемственность: Процесс передачи знаний и дел помогает минимизировать перерывы в работе и способствует плавному переходу обязанностей новому сотруднику или команде.

4. Обратная связь: Выходное интервью предоставляет ценную информацию для улучшения корпоративной культуры и процессов.

Таким образом, качественно организованный оффбординг — это важный аспект управления персоналом, который влияет на благополучие как компании, так и её сотрудников.

Как сообщать команде #

Сообщение команде об уходе одного из сотрудников — это деликатная задача, требующая взвешенного подхода, чтобы сохранить моральный дух и обеспечить плавный переход. Вот несколько шагов, которые помогут вам грамотно донести эту информацию:

1. Подготовьтесь заранее

• Планируйте момент и способ: Лучше всего проводить такое объявление лично, на встрече команды, чтобы все могли задать вопросы и получить информацию из первых уст. Если это невозможно, можно использовать видеоконференцию.
• Согласуйте с уходящим сотрудником: Обсудите с уходящим сотрудником, когда и как лучше всего сообщить команде. Убедитесь, что он или она комфортно относится к вашему плану.

2. Объявление об уходе

• Начните с сути: Сразу переходите к главному — сообщите, что сотрудник уходит из компании. Не стоит растягивать вступление, чтобы избежать лишнего беспокойства у команды.
• Объясните причины (если уместно): В зависимости от ситуации и согласия уходящего сотрудника, можно кратко упомянуть причины ухода (например, личные обстоятельства, новая работа, выход на пенсию). Если причины конфиденциальны или чувствительны, просто отметьте, что это его личное решение.
• Подчеркните вклад сотрудника: Расскажите о заслугах и вкладе сотрудника в работу команды и компании. Это не только уважительно по отношению к уходящему коллеге, но и помогает команде оценить его вклад.

3. Обсудите следующий шаг

• План передачи обязанностей: Кратко опишите, как будут распределены задачи и обязанности уходящего сотрудника, чтобы команда понимала, что переход будет плавным.
• Информация о замене: Если уже известна дата прихода нового сотрудника или преемника, сообщите об этом. Если замена пока не найдена, заверьте команду, что этот вопрос находится в работе.
• Возможности для команды: Подчеркните, что уход сотрудника может открыть новые возможности для членов команды, такие как возможность взять на себя новые задачи или роли.

4. Поддержка команды

• Открытый диалог: Предложите команде задать вопросы и обсудить любые возникающие опасения. Важно, чтобы команда чувствовала, что их мнение и чувства важны.
• Личная беседа: Если кто-то из сотрудников воспринял новость особенно тяжело, предложите им поговорить лично, чтобы обсудить их переживания и помочь адаптироваться к изменениям.

5. Прощание

• Организация прощального мероприятия: Если это уместно и согласовано с уходящим сотрудником, организуйте прощальное мероприятие, чтобы команда могла поблагодарить его за работу. Это может быть неформальная встреча в офисе или даже просто совместное обсуждение его вклада на ближайшем собрании.

Примерный сценарий сообщения:

“Коллеги, у меня есть новость, которую я хочу вам сообщить лично. [Имя] принял решение покинуть нашу компанию, и его последний рабочий день будет [дата]. Он сделал огромный вклад в нашу команду и проекты, и мы все будем его очень не хватать. Мы уже начали работу над тем, чтобы плавно передать его обязанности, и я уверен, что переход пройдет максимально гладко. Если у вас есть какие-то вопросы или беспокойства, пожалуйста, дайте знать — я готов обсудить их с вами. Давайте пожелаем [Имя] удачи на его новом пути!”

Таким образом, важно создать атмосферу доверия и поддержки, чтобы команда чувствовала уверенность в будущем и понимала, что все изменения контролируются и будут проходить максимально безболезненно.

Организация передачи дел #

Организация передачи дел от уходящего сотрудника — это важный процесс, который помогает сохранить непрерывность работы и минимизировать возможные риски для компании. Для того чтобы передача прошла гладко и эффективно, следует придерживаться следующих шагов:

1. Планирование передачи дел

• Определите сроки: Установите точные сроки завершения передачи дел. Лучше всего начать этот процесс как можно раньше, чтобы у сотрудника было достаточно времени для передачи знаний и документации.
• Составьте список задач и обязанностей: Совместно с уходящим сотрудником составьте полный список его текущих задач, проектов и обязанностей. Этот список станет основой для передачи дел.

2. Назначение ответственных

• Определите преемника: Назначьте одного или нескольких сотрудников, которые будут отвечать за выполнение задач и продолжение проектов, которыми занимался уходящий сотрудник. Это может быть уже существующий член команды или новый сотрудник.
• Распределение задач: Если задачи уходящего сотрудника объемные или разнохарактерные, имеет смысл распределить их между несколькими сотрудниками, исходя из их компетенций и загрузки.

3. Документация и передача знаний

• Создание или обновление документации: Убедитесь, что уходящий сотрудник подготовил или обновил всю необходимую документацию по проектам, процессам и системам, за которые он отвечает. Это могут быть инструкции, схемы, базы данных и т.д.
• Передача контактов и ресурсов: Сотрудник должен передать преемнику все важные контакты (клиенты, поставщики, партнеры) и доступы к ресурсам, таким как корпоративные учетные записи, программное обеспечение, файлы и т.д.

4. Обучение и передача опыта

• Проведение обучающих сессий: Уходящий сотрудник должен провести серию обучающих сессий для преемника(-ов), чтобы передать практические знания и опыт, которые не всегда могут быть полноценно задокументированы.
• Теневой режим работы: Если это возможно, организуйте так называемый “теневой режим”, когда преемник какое-то время работает бок о бок с уходящим сотрудником, выполняя задачи под его наблюдением.

5. Контроль за процессом

• Регулярные отчеты: Попросите уходящего сотрудника регулярно отчитываться о ходе передачи дел, чтобы убедиться, что процесс идет по плану.
• Контроль со стороны менеджера: Менеджер должен регулярно проверять, что все задачи передаются правильно, и при необходимости корректировать процесс.

6. Закрытие процесса передачи

• Проверка и подтверждение: В конце процесса проведите итоговую проверку того, что все задачи переданы, а все документы и данные обновлены и переданы новому ответственному.
• Отключение доступов: После завершения всех этапов передачи дел отключите доступы уходящего сотрудника к корпоративным системам и ресурсам.

7. Оценка и анализ процесса

• Обратная связь от преемника: Попросите нового ответственного дать обратную связь о том, как прошел процесс передачи дел, и что можно было бы улучшить в будущем.
• Ретроспектива: Проведите анализ процесса оффбординга с командой HR и менеджерами, чтобы выявить сильные и слабые стороны и внести необходимые корректировки в будущие процедуры.

Примерный план передачи дел:

1. Неделя 1:

   • Составление списка задач и обязанностей.
   • Определение преемника и распределение задач.

2. Неделя 2:

   • Обновление и подготовка документации.
   • Проведение первой обучающей сессии с преемником.

3. Неделя 3:

   • Передача контактов и ресурсов.
   • Начало “теневого режима” работы преемника.

4. Неделя 4:

   • Итоговая проверка и закрытие процесса передачи дел.
   • Отключение доступов и завершение работы сотрудника.

Организация качественного процесса передачи дел помогает компании сохранить продуктивность, минимизировать риски и обеспечить плавный переход обязанностей, что крайне важно для успешного функционирования команды и проекта.

Уход лидера команды #

Организация оффбординга для лидера команды требует особого внимания, так как его уход может существенно повлиять на всю команду и проекты, которыми он руководил. Вот шаги, которые помогут вам грамотно провести этот процесс:

1. Подготовка к оффбордингу

• Раннее планирование: Как только становится известно об уходе лидера, начните планировать процесс оффбординга. Важно заранее определить, какие задачи и проекты находятся под его управлением и кто может их взять на себя.
• Конфиденциальность: В зависимости от обстоятельств, сначала держите процесс в конфиденциальности, чтобы избежать спекуляций и ненужного беспокойства в команде до того, как будет разработан план действий.

2. Обсуждение с лидером

• Проведение встречи: Поговорите с лидером команды, чтобы обсудить причины его ухода, ожидания от процесса оффбординга и помочь ему составить план передачи дел.
• Идентификация критически важных задач: Совместно с лидером определите ключевые задачи, которые необходимо передать, а также потенциальных преемников или временных ответственных.
• Обсуждение замены: Если известно, кто займет его место, обсудите с уходящим лидером процесс передачи знаний и рекомендаций для нового лидера. Если замена еще не найдена, создайте план временного распределения его обязанностей.

3. Объявление команды

• Сообщение команде: Подготовьте и сделайте официальное объявление команде о предстоящем уходе лидера, учитывая его согласие на время и формат объявления. Поясните причины, если это уместно, и опишите, как будет организован процесс передачи дел.
• Поддержка команды: Обеспечьте команду поддержкой, чтобы минимизировать стресс и беспокойство. Предложите возможность задать вопросы и обсудить любые опасения.

4. Передача знаний и обязанностей

• Создание плана передачи дел: Разработайте детализированный план, в который войдут все задачи, проекты и процессы, за которые отвечал лидер. Включите в план конкретные сроки и ответственных за каждый этап передачи.
• Документация: Лидер должен подготовить или обновить все ключевые документы, включая стратегии, планы проектов, отчеты и другую важную информацию.
• Проведение обучающих сессий: Лидер должен провести серию обучающих сессий для преемника и/или команды, чтобы передать свои знания и опыт.

5. Временная передача обязанностей

• Назначение временного лидера: Если замена еще не найдена, назначьте временного лидера или распределите обязанности между другими членами команды. Важно обеспечить непрерывность руководства и принятия решений.
• Переход на новую роль: Если лидер остается в компании, но переходит на другую роль, важно обеспечить плавный переход, чтобы не пострадали текущие проекты.

6. Поддержка преемника

• Менторство: Организуйте временное менторство, если новый лидер уже назначен, чтобы уходящий руководитель мог ввести его в курс дела.
• Открытость и доступность: Убедитесь, что уходящий лидер готов ответить на вопросы и поддержать преемника в первые недели после своего ухода.

7. Заключительные этапы

• Выходное интервью: Проведите выходное интервью с лидером команды, чтобы получить обратную связь о его опыте работы в компании и узнать о возможных улучшениях в управлении.
• Оформление документов: Завершите все формальные процедуры, включая оформление финальных выплат и юридических документов, таких как соглашение о неразглашении и прекращении трудового договора.
• Отключение доступов: Обеспечьте отключение доступов к корпоративным системам и ресурсам после завершения всех этапов передачи дел.

8. Прощание с командой

• Организация прощального мероприятия: При необходимости и согласии лидера, организуйте прощальное мероприятие, чтобы команда могла поблагодарить его за работу и выразить пожелания на будущее.
• Обеспечение преемственности: Заверьте команду, что все необходимые меры для обеспечения преемственности приняты, и что компания поддерживает команду в этот переходный период.

Примерный план оффбординга лидера команды:

1. Неделя 1:

   • Обсуждение ухода с лидером.
   • Составление плана передачи дел и идентификация преемников.

2. Неделя 2:

   • Объявление команде.
   • Начало процесса передачи знаний и документации.

3. Неделя 3:

   • Проведение обучающих сессий.
   • Временная передача обязанностей или введение нового лидера в курс дела.

4. Неделя 4:

   • Итоговая проверка передачи дел.
   • Выходное интервью и отключение доступов.

Организация качественного оффбординга для лидера команды помогает минимизировать негативные последствия для команды и компании, обеспечивая плавный переход и сохранение мотивации сотрудников.

Поделиться: