Слишком много встреч
Встречи являются проявлением неэффективности процесса. Мы часто прибегаем к ним как к запасному варианту или костылю, когда не знаем, как эффективно выполнить работу или не готовы приложить усилия к тому, чтобы добиться поставленных целей. Это в основном происходит из-за того, что руководители, которые игнорируют или не участвуют в процессе (принимая его за чистую бюрократию!), создают большую часть наших встреч.
Встречи являются результатом стремления к статусу. Мы стремимся получить максимальное количество приглашений на встречи, так как это показатель нашей важности. Любой, кто взглянет на наш перегруженный календарь встреч, немедленно увидит это. Теперь наше присутствие за столом начинает играть большую роль, чем достижение реальных результатов во время этих встреч.
Встречи являются признаком незнания наших обязанностей. Часто это происходит из-за того, что никто не приложил достаточных усилий для определения этих обязанностей. Мы путаем встречи с продуктивностью, и без них мы не знаем, что делать (или как объяснить суть нашей работы). Мы убеждаем себя в том, что наша работа состоит в проведении встреч, или что отсутствие встреч является причиной нашей недостаточной продуктивности. Даже если в этом есть доля правды, это скорее свидетельствует о негативном восприятии самих встреч, чем о том, что они действительно необходимы.
Метод противостояния
Несколько лет назад я осознал причины, по которым у меня набиралось слишком много встреч, и начал активно сопротивляться этому. Я стал отказываться от участия во встречах, которые считал ненужными или пустой тратой времени. Более того, я избавлялся от встреч, на которые я приходил только из-за своего статуса. Я увидел возможность отменять или не явиться на встречи, чего большинству людей не могут себе позволить.
Я присутствовал на гораздо меньшем количестве встреч, чем мои коллеги и большинство моих сотрудников. Признаюсь, вначале это доставляло мне дискомфорт. Я ощущал себя непродуктивным и FOMO (страх пропустить что-то важное) захватывал меня. Мне было страшно, что отказываясь от встреч, я упускаю возможность выполнить свою работу.
Однако со временем я осознал, что созданное мной свободное время стало настоящим даром (прям так). Избавление от встреч не означает отрыв от работы, на самом деле это было началом избавлением от основной проблемы. У меня появилось время для размышлений, стратегического планирования и более глубокого вклада в деятельность. Я находил время, чтобы помочь тем, кто нуждался в моей поддержке. Хотя я всё равно принимал участие во встречах более чем половину времени, я стал более фокусированным и готовым к тем встречам, которые оставались в моем расписании. Кроме того, у меня появилось больше времени для эффективного общения через Slack, Телеграмм и Teams.
Для достижения таких результатов мне пришлось переосмыслить некоторые вещи, но я осознал, что сокращение половины моих встреч само по себе стало эффективной стратегией.
Избавление от встреч: настоящее лекарство
У меня всегда был разумный контроль над моим собственным календарем (как мне казалось), но я понимаю, что не у всех есть такая возможность. И на самом деле, один организованный календарь не всегда достаточен. Здесь кроется структурная проблема, которую необходимо решить. Так что делает настоящего лидера?
Большинство людей считают, что улучшив процесс организации встреч - полноценное решение проблемы. Проблема не в количестве встреч, а в их бесполезности. Если бы мы только отправляли адженду, читали предварительные материалы и проводили встречи эффективно, то каждая встреча стала бы чрезвычайно эффективной.
Мне нравится эта идея, но я не видел ее успешной реализации. Вероятно, потому что исправление слишком большого числа встреч таким образом - это, как лечить сложный перелом ноги пластырем и аспирином. Однако, если вы отнесетесь к этому серьезно и действительно поймете основную проблему, то, возможно, сможете избавиться и от симптомов таких встреч.
Самое лучшее “лекарство” - настроить отличный процесс. Независимо от того, над чем вы работаете - продукты, маркетинг, исследования, политика, разработка или услуги - вам необходим четкий и полный процесс, охватывающий все этапы работы от начала и до конца. Пока у вас не будет такого процесса, вы, вероятно, будете тонуть в бесконечных встречах.
Встречи могут быть похожи на использование микроскопа для всего, потому что в вашей “мастерской” нет других инструментов. Однако, хороший процесс - это легкий, эффективный и гибкий процесс.
Необходим баланс: слишком много встреч - плохо, но слишком мало - еще хуже. Вам требуются ясные процессы планирования и хорошо организованные процессы разработки продукта и дизайна, включающие все необходимые функции. К тому же, вам потребуются менеджеры, чья основная задача - заботиться об этом. Отличный менеджер может оценивать свою ценность по количеству эффективно проведенных встреч. Которые привели к конкретному результату, отличному от тому, о чем можно было договориться в чатике.
Оптимизация встреч: три совета для минимизации потерянного времени
Чтобы улучшить эффективность встреч, необходимо применить неожиданный подход. Во время встреч часто теряется много времени, поэтому я хочу поделиться тремя лучшими советами, которые помогут вам избежать этой потери:
Используйте встречи для синхронных дискуссий и избегайте всего, что не требует реального времени. Избегайте встреч по обновлению статуса проекта, повторных обсуждений документов или презентаций. Отмените все встречи и их части, которые могут быть заменены другими способами обмена информацией (за исключением особых случаев, таких как общие собрания или праздничные мероприятия). Встречи должны быть посвящены активному обсуждению, которое приводит к более эффективным результатам, чем любые другие формы коммуникации.
Максимально используйте регулярные встречи. У нас у всех есть регулярные встречи - стендапы, статусы проектов и т.д. И часто мы вместо того, чтобы на них что-то обсуждать, мы просто отчитываемся. Не превращайте их в проговаривание того, что можно было передать обычным текстом или отчетом. Используйте их для обсуждения, а не для информирования.
Начинайте встречу с самой сложной части. Примите решение сразу, уже через первые 5 минут. Часто бывает, что на встречах первые 55 минут занимают пустые разговоры, а о самом существенном начинают говорить только в последние 5 минут. Почему бы не начать с обсуждения самого важного вопроса с самого начала? Возможно, никто не знает о большой проблеме. Затем время заканчивается, и мы назначаем новую встречу.
Следите за информационной гигиеной после встречи. Задокументируйте то, что было обсуждено на встрече (запишите минутку), и поделитесь этой информацией со всеми заинтересованными сторонами. Если на встрече было принято важное решение, но люди, которым нужно было быть в курсе, не были проинформированы, можно ли считать, что встреча состоялась? Раньше у меня было так, что я узнавал о событиях на других встречах только после их проведения. Это неэффективно и неинтересно.
Следуя этим советам, вы сможете оптимизировать встречи и избежать потери времени. Учтите, что главное - это активное обсуждение и передача информации после встречи, чтобы все заинтересованные стороны были в курсе происходящего.
Послесловие
Важно понимать причины избытка встреч и способы их решения, даже если вы не имеете полного контроля над всеми встречами. Никто не беспомощен. Вы (руководители) можете помочь создать условия, которые сократят количество встреч.
Вне зависимости от всего этого, хочу вам напомнить, что за небольшим исключением ваша задача - не просто присутствовать на встречах. Ваша задача - продвигаться вперед в вашей деятельности и деятельности ваших сотрудников. Если встречи - это единственный способ, который вы знаете, чтобы это сделать, ну… нам придется назначить встречу, чтобы обсудить это.
Поделиться: